El control de asistencia con planillas Excel consume muchas horas de RRHH. Te mostramos cómo un sistema centraliza fichadas, horas extras y licencias antes de liquidar.
Las planillas pueden alcanzar cuando una empresa tiene pocos empleados, horarios simples y pocas excepciones. A medida que crece la dotación y aparecen turnos, horas extras, licencias, ausencias y distintas modalidades horarias, mantener esa información a mano exige cada vez más tiempo de RRHH. También crece la cantidad de datos que hay que revisar antes de preparar las novedades para la liquidación de haberes.
Un sistema de control de asistencia permite centralizar esos registros, aplicar reglas consistentes y reducir las tareas manuales.
timeaware ® es la solución de Intech para gestionar tiempos y asistencia. Permite administrar fichadas, horarios, ausencias, licencias y horas trabajadas, e integrar esa información con dispositivos de registro y con sistemas de RRHH o de liquidación.
timeaware ® no liquida haberes: genera las novedades necesarias para que esa información se use después en la liquidación, como las horas extras de cada empleado.
¿Qué es el control de asistencia y qué información reúne?
El control de asistencia es el proceso de registrar y gestionar la jornada de cada empleado: cuándo entra, cuándo sale, cuánto trabaja y qué excepciones se producen en cada período.
Para hacerlo, RRHH necesita reunir:
- fichadas de entrada y salida;
- horarios asignados;
- horas trabajadas;
- horas extras;
- ausencias e impuntualidades;
- vacaciones y otras licencias;
- cambios o excepciones de horarios.
Problemas del control de asistencia con planillas
El problema aparece cuando distintos procesos empiezan a depender de archivos, cargas manuales y controles hechos por diferentes personas.
Cuando la información está repartida en varios archivos o sistemas, lamentablemente aumenta el trabajo del equipo para revisarla, detectar inconsistencias y preparar las novedades de cada período. Por eso el cierre de período suele estirarse más de lo previsto.
Entre las dificultades más habituales, Intech identifica:
- el control manual muy pesado;
- tiempos operativos elevados;
- datos poco confiables;
- tareas adicionales provocadas por sistemas limitados;
- falta de integración entre las fuentes de información.
Planillas vs. sistema de control de asistencia
| Tarea | Con planillas | Con un sistema de control de asistencia |
|---|---|---|
| Registrar fichadas | Carga o importación manual | Se incorporan desde los dispositivos de fichaje. |
| Detectar llegadas tarde y ausencias | Revisión fila por fila | El sistema las marca según el horario asignado a cada persona. |
| Calcular horas extras | Fórmulas armadas por cada persona | Reglas de cálculo definidas por la empresa según la ley y el convenio. |
| Gestionar licencias | Mails y mensajes que RRHH transcribe | Circuito sistematizado de solicitud y aprobación |
| Preparar novedades para la liquidación | Reconstrucción antes de cada cierre | Novedades generadas para el sistema de liquidación de haberes. |
| Responder consultas posteriores | Archivos dispersos | Información centralizada |
Cómo controlar las horas trabajadas sin depender de Excel
La alternativa es un sistema de gestión de tiempos y asistencia que guarde los registros de los dispositivos de fichaje y aplique en forma automática las reglas definidas por la empresa.
Qué detecta el sistema a partir de cada fichada
Una fichada registrada en un dispositivo se incorpora al sistema y se relaciona con el horario del empleado. A partir de ese cruce, el sistema identifica:
- llegadas tarde;
- ausencias;
- fichadas faltantes;
- horas adicionales;
- diferencias entre el horario previsto y el trabajado.
Así, RRHH interviene solo sobre las excepciones que necesitan revisión, en lugar de reconstruir a mano la jornada de cada empleado. timeaware ® incluye control de inconsistencias, ausencias e impuntualidades, y automatiza los cálculos vinculados a la liquidación. Con esos datos también se pueden seguir los KPIs de ausentismo laboral.
Turnos, horarios flexibles y excepciones
Si la empresa trabaja con turnos rotativos, bandas horarias o esquemas de compensación de horas, esas reglas tienen que estar configuradas en el sistema. De lo contrario, el sistema puede marcar como tardanza un ingreso permitido, y RRHH vuelve a corregir a mano. Por eso el control de asistencia por rubro requiere reglas distintas, y la planificación de turnos necesita datos reales.
Horas extras: qué dice la ley y cómo registrarlas
Para gestionar horas extras hay que saber con precisión cuánto trabajó cada persona y en qué condiciones se generó ese tiempo adicional.
En Argentina, la Ley de Contrato de Trabajo regula las horas suplementarias. Su artículo 201 establece un recargo del 50 % sobre el salario habitual para las horas extras en días comunes, y del 100 % para determinados días y horarios.
Además, cada convenio colectivo de trabajo puede establecer condiciones particulares para el cálculo de las horas extras, lo que aumenta la complejidad de su gestión.
La misma legislación define la jornada de trabajo como el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del empleador.
Por eso, contar con registros consistentes de horarios y horas trabajadas facilita el control interno y la preparación de la información para la liquidación. timeaware ® aplica reglas de cálculo sobre las fichadas y genera novedades como la cantidad de horas extras de cada empleado.
Registro de horas trabajadas: por qué conservar datos consistentes
Registrar las horas trabajadas es una necesidad operativa y la información guardada también sirve para analizar diferencias, reconstruir situaciones y responder consultas sobre horarios o liquidaciones.
La normativa laboral argentina incluye obligaciones sobre la registración de la relación laboral, la jornada y las horas suplementarias. Cuando se usan esquemas de compensación de horas extraordinarias, además, debe existir un método fehaciente para registrar las horas trabajadas y las disponibles para compensar.
Un sistema de gestión de tiempos mantiene esa información ordenada y disponible para consultas y auditorías posteriores. En esta nota explicamos qué hace confiable a un registro de jornada.
Usar un software no garantiza por sí solo el cumplimiento legal ni el resultado de un eventual reclamo laboral. El cumplimiento depende de la normativa aplicable, de la configuración del sistema y de las prácticas de cada organización.
Licencias y ausencias sin carga manual
Las licencias suman otra fuente de información que debe cruzarse con el registro de asistencia. Cuando las solicitudes llegan por mail, mensajes o archivos sueltos, RRHH tiene que trasladarlas después al registro.
timeaware ® incorpora mecanismos para automatización de licencias. Por ejemplo, el empleado inicia la solicitud, el responsable la autoriza y RRHH la aprueba.
De esta manera, las licencias quedan en el mismo entorno donde se gestionan los horarios y la asistencia. Lo mismo aplica a la gestión de vacaciones y a las ausencias por enfermedad.
Control de asistencia y liquidación de haberes: cómo se integran
Gestionar tiempos y liquidar sueldos son dos procesos distintos. timeaware ® no liquida haberes: calcula y organiza las novedades que después usa el sistema de liquidación.
El recorrido de la información es este:
- Fichada del empleado.
- Cruce con el horario asignado.
- Aplicación de las reglas de la empresa.
- Cálculo de horas trabajadas.
- Generación de novedades.
- Envío al sistema de liquidación de haberes.
Entre esas novedades pueden estar las horas extras, las ausencias, las impuntualidades y otros resultados de las reglas definidas por la empresa. Como timeaware ® se integra con software de RRHH y de liquidación de haberes, se evita pasar datos a mano de una herramienta a otra.
Qué incluye una solución integral de control de asistencia
La gestión de tiempos empieza por el software, pero puede involucrar otros componentes. Intech comercializa una solución que integra:
Software de gestión de tiempos y asistencia
Centraliza horarios, fichadas, ausencias, licencias y reglas de cálculo.
Dispositivos de registro
Permiten registrar las fichadas con distintas tecnologías de identificación. Intech los comercializa, instala y mantiene. Conocé los dispositivos integrados con timeaware® y los factores para elegir reconocimiento facial.
Integración con sistemas de RRHH o liquidación
Facilita el intercambio de novedades y evita repetir cargas.
Implementación y configuración
Adapta las reglas y los procesos a las políticas de cada organización.
Asistencia y mantenimiento
Acompaña la operación del sistema y de los componentes involucrados. La asistencia post-implementación es la etapa en la que el sistema se ajusta a la operación real.
Cuándo conviene un sistema de control de asistencia
La necesidad no depende tanto de la cantidad exacta de empleados sino más bien en la complejidad de gestionar esa información. Un sistema resulta especialmente útil cuando la empresa tiene:
- una dotación en crecimiento;
- distintos horarios o turnos;
- personal en varias ubicaciones;
- horas extras frecuentes;
- muchas licencias y excepciones;
- información repartida entre distintos sistemas;
- demasiado tiempo administrativo dedicado a corregir fichadas;
- cargas manuales antes de cada liquidación.
Intech tiene implementaciones en empresas de retail, industria y servicios, y timeaware ® se adapta a distintas actividades y tamaños de organización. Podés ver los casos de éxito y la propuesta de timeaware® para PyMEs.
Preguntas frecuentes sobre control de asistencia
¿Qué es un sistema de control de asistencia?
Es un sistema que registra y gestiona la jornada de los empleados: horarios, fichadas, ausencias, impuntualidades y horas trabajadas.
¿Qué es una planilla de asistencia y cuándo deja de servir?
Es un archivo, generalmente en Excel, donde se anotan entradas, salidas y ausencias. Deja de servir cuando la cantidad de empleados, turnos y excepciones hace que RRHH dedique más tiempo a corregir datos que a analizarlos.
¿Se puede reemplazar Excel para controlar horas trabajadas?
Sí. Un sistema de gestión de tiempos y asistencia centraliza los registros y automatiza cálculos y controles que, con planillas, requieren intervención manual.
¿timeaware ® calcula horas extras?
timeaware ® aplica reglas sobre horarios y fichadas para determinar novedades como la cantidad de horas extras. No liquida el importe salarial de esas horas: genera la información para usarla en la liquidación.
¿timeaware ® se integra con sistemas de liquidación de haberes?
Sí. La solución contempla la integración con software de RRHH y de liquidación de haberes.
¿Se pueden gestionar licencias y vacaciones?
Sí. timeaware ® permite gestionar las solicitudes de licencias y vacaciones, desde que el empleado realiza el pedido hasta que los responsables lo revisan y aprueban.
¿timeaware ® funciona con dispositivos de fichada?
Sí. La propuesta de Intech integra el software con dispositivos de registro y admite distintas tecnologías de identificación.
¿timeaware ® sirve solo para grandes empresas?
No. La solución se usa en distintas actividades y tamaños de empresa. La conveniencia depende sobre todo de la complejidad de horarios, dotaciones, reglas y procesos que haya que administrar.
Dejar las planillas: el próximo paso para RRHH
Cuando una empresa crece, suma personas, horarios, excepciones y datos para controlar. Si RRHH invierte cada vez más tiempo en reunir información, corregir fichadas y preparar novedades, una plataforma especializada ayuda a ordenar el proceso.
timeaware ® integra gestión de tiempos y asistencia, dispositivos de registro y conexión con sistemas de RRHH y liquidación para centralizar la información y automatizar tareas operativas.
¿Tu empresa todavía gestiona fichadas, horas extras o licencias con planillas?
Conocé cómo timeaware ® puede adaptarse a tu operación