La gestión de licencias de los colaboradores plantea desafíos para una administración eficiente. Es común encontrarse con problemas, que incluyen dificultad de carga para el control de días concedidos, recarga de trabajo de RRHH, falta de comunicación con los colaboradores, carencia de un circuito confiable para resolver autorizaciones.
La implementación de un workflow de gestión de licencias provee eficiencia, seguridad y control.
Un workflow ofrece importantes beneficios, con relación a los principales problemas de la gestión convencional de licencias de la fuerza laboral

Autorización
Un workflow permite definir distintos circuitos de autorización, que involucran roles diferentes, dependiendo de las políticas de la organización y de las normativas legales.
Como ejemplo de un posible modelo de autorización, una licencia por vacaciones comienza con un requerimiento del colaborador, que requiere validación de la gerencia (o superior jerárquica) de su sector y una autorización final de RRHH.
La aprobación o rechazo en cada etapa notifica al rol correspondiente, para poner en conocimiento el estado en cada instancia, hasta la instancia final, de autorización o rechazo de la solicitud.
Para la gestión de empleados que no realizan las solicitudes por sí mismos, se define que cada solicitud es iniciada por el jefe / supervisor del empleado.

Control
La gestión distribuida de las licencias requiere controles, que aseguren que se cumple con las normativas y con las políticas de la organización, aun cuando no exista participación de un RRHH en cada etapa.
Un elemento fundamental de soporte del workflow, es la capacidad de definir topes por tipo de licencia y por actividad, así como criterios de devengamiento (por ejemplo, en los días de vacaciones ganados).
Durante las etapas de autorización, se validan los criterios de goce de las licencias y el cumplimiento de los topes definidos, evitando que se soliciten licencias que no cumplen con los criterios establecidos.

Comunicación
La información de las licencias está disponible para los diferentes roles que participan en la gestión:
• Colaboradores
Tienen acceso a sus propias licencias, incluyendo el estado de aprobación / rechazo de cada licencia.
Pueden consultar las licencias aprobadas y los saldos disponibles para cada tipo de licencia.
Para los empleados que no cuentan con un equipo propio, existe un quiosco, que permite que diferentes colaboradores se identifiquen en él y consulten sus propios datos.
• Responsables de sector
Disponen de la información de los colaboradores que dependen jerárquicamente, en términos de aprobación de sus licencias.
Reciben notificaciones para autorización y pueden consultar el estado de pendientes.
• RRHH
Cuenta con la información de estado de licencias, similar a las disponibles para los responsables de sector, pero con acceso a múltiples sectores.
Tiene un mecanismo centralizado para seguimiento de las licencias solicitadas y aprobadas / rechazadas.

La gestión de licencias por medio de un workflow:
▪ Reduce la carga operativa de RRHH
▪ Brinda un mecanismo seguro de control de las licencias
▪ Incrementa la comunicación con los colaboradores de la organización

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